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Ob die Planung von Veranstaltungen zu Ihren täglichen Aufgaben gehört oder ob Sie nur gelegentlich ein Meeting organisieren: Wir geben Ihnen so viel – oder auch so wenig – Unterstützung, wie Sie brauchen, um Ihre Veranstaltung zum Erfolg zu machen.
Veranstaltungs-Checkliste
Hier sind ein paar Tipps, die Ihnen bei der Planung Ihrer Veranstaltung helfen:
| | |  | Ziele: |  | | - Überlegen Sie vorab, was die Zielsetzungen sind
- Das Hotelteam geht Ihre Vorgaben mit Ihnen durch und schlägt Wege vor, wie sich Ihre Ziele erfüllen lassen
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Budget:
|  | | - Wichtig ist, dass Sie das Budget für Ihre Veranstaltung vorab genau kennen
- Bitten Sie die Person, für die Sie das Meeting organisieren, Ihnen einen finanziellen Rahmen vorzugeben
- Bei der ersten Anfrage sehen Sie dann rasch, ob die gewünschten Arrangements im Rahmen Ihres Budgets realisierbar sind
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Ort, Datum und Uhrzeit:
|  | | - Berücksichtigen Sie bei der Planung eventuelle Termine, die Auswirkungen auf Ihr Treffen haben könnten, z.B. Schulferien, Feiertage usw.
- Welcher Ort passt am besten für Ihre Gäste? Für eine kurze Veranstaltung eignet sich beispielsweise ein nahe gelegener Standort, während für eine zweitägige Konferenz auch ein weiter entferntes Hotel in Frage käme.
- Berücksichtigen Sie auch die An- und Abreise – die Reisekosten können ebenfalls Einfluss auf Ihr Gesamtbudget haben
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Rahmen:
|  | | - Was ist der Zweck der Veranstaltung? Wenn beispielsweise Diskussionen in der Gruppe gefördert werden sollen, sollte die Sitzanordnung entsprechend gewählt werden.
- Welche technische Ausrüstung ist erforderlich? Für Präsentationen werden beispielsweise Leinwand und Projektor sowie eventuell ein Internetzugang benötigt.
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Speisen und Getränke:
|  | | - Sind spezielle Diätanforderungen zu berücksichtigen?
- Soll das Essen in einem separaten Bereich serviert werden oder arbeitet das Team während des Essens lieber weiter?
- Welche Speisen eignen sich für die Veranstaltung: ein kleiner Imbiss, gesundheitsbewusste Gerichte, ein 5-Gänge-Menü?
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Gästezimmer und Gästeeinrichtungen:
|  | | - Falls die Veranstaltung früh am Tag beginnt: Sollen die Gäste in der Nacht davor bereits im Hotel untergebracht werden?
- Ziehen die Gäste es vor, nach der Veranstaltung noch eine Nacht zu bleiben, um Notizen aufzuarbeiten, E-Mails zu lesen oder eventuell weiterzuarbeiten?
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Aktionsplan:
|  | | - Es ist nützlich, einen Veranstaltungsplan aufzustellen – mit der oben beschriebenen Checkliste und den verbundenen Kosten, Fristen und anderen relevanten Informationen.
- Diesen Plan können Sie benutzen, um die Auftraggeber der Veranstaltung über den Fortschritt bei der Planung auf dem Laufenden zu halten.
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Klicken Sie auf die oben stehenden Links, um mehr über Veranstaltungen bei Holiday Inn zu erfahren.
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