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Que vous soyez organisateur d’événements de manière professionnelle ou occasionnelle, nous pouvons vous assister sporadiquement ou à chaque étape pour que votre événement soit un succès.
Liste des tâches pour les réunions
Voici quelques conseils utiles pour l’organisation de votre événement :
| | |  | Objectifs : |  | | - Définissez clairement dès le début ce que vous attendez de votre événement.
- L’équipe de l’hôtel étudiera ces objectifs avec vous et vous proposera des solutions pour être certain de les atteindre.
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Budget:
|  | | - Il est essentiel de bien définir le budget de votre réunion.
- Demandez à la personne proposant la réunion de vous indiquer un chiffre sur lequel vous baser.
- Lors des demandes préliminaires, vous vous rendrez rapidement compte de la faisabilité des arrangements prévus par rapport aux limites de votre budget.
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Lieu, date et heure :
|  | | - N’oubliez pas de prendre en compte les impératifs du calendrier pouvant avoir un impact sur votre réunion (vacances scolaires, jours fériés, etc.).
- Quel lieu plaira le plus à vos invités ? Par exemple, un lieu géographiquement proche peut être plus pratique pour une réunion rapide tandis qu’une conférence sur deux jours peut être organisée dans un lieu plus éloigné.
- N’oubliez pas le transport, et surtout les coûts associés car cela peut avoir un impact sur votre budget global.
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Mise en place :
|  | | - Réfléchissez à l’objectif de la réunion. Celui-ci déterminera la disposition de la pièce ; par exemple, le but est-il de simplifier les discussions en groupe ?
- Quels sont les équipements nécessaires ? Par exemple, pour une présentation, vous aurez besoin d’un écran et d’un système de projection ou peut-être d’une connexion Internet.
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Nourriture et boissons :
|  | | - Pensez à l’alimentation.
- Votre équipe préférera-t-elle manger dans une zone séparée ou continuer à travailler tout en mangeant ?
- Quel type de menu serait le plus adapté : des en-cas, des plats équilibrés, un repas complet avec entrée, plat, fromage et dessert?
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Chambres et équipements pour les invités :
|  | | - Les invités auront-ils besoin d’être hébergés la nuit précédant une réunion matinale ?
- Les invités préféreront-ils séjourner une nuit de plus après la réunion pour rédiger leurs comptes rendus, vérifier leurs messages ou simplement continuer à travailler?
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Plan d’action :
|  | | - Il est utile de créer un plan pour l’événement en prenant en compte la liste des tâches ci-dessus, les coûts associés, les échéances spécifiées et toutes les autres informations pertinentes.
- Vous pouvez l’utiliser pour informer les parties prenantes de l’événement de l’état d’avancement de votre organisation.
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Utilisez les liens ci-dessus pour en savoir plus sur l’organisation d’un événement dans un hôtel Holiday Inn.
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