明确会议需求是策划过程中关键的下一步

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考虑下列问题：

• 国内或国外哪里最适合本次活动？那里气候如何？
• 大部分与会者将如何到达酒店？他们会驾车？还是乘飞机？
• 与会者将何时到达？比如，与会者会在会议/活动当天上午/晚上还是前夜到达酒店？
• 需要提供几餐？何时供应？提供所有餐饭，还是“自费”部分餐饭？
• 是否需要安排一些娱乐性活动，比如景点观光或外出运动？
• 与会者们大约何时离开？午餐之后？傍晚？还是晚间？

会议活动的时间和物流安排是初步进程表的重要内容，部分首要考虑的因素包括：

• 一共有几次上午、下午和晚间活动？每次会不会举行多场活动？每场活动大约多少人参加？
• 每场活动都有哪些会议空间和座位安排方面的要求？是否需要安排教室、剧场或U形桌？
• 是否需要安排视听设备？