会议及活动指南

策划会议或者活动时，需要考虑很多要素。此处列出的建议和清单可以帮助您成功地策划和运作会议及活动。

1. 制定目标：建立会议框架

活动的目的和范畴是任何会议和团队活动策划者必须首要考虑的问题。此次活动到底要取得什么成果？关于活动目标的更多信息

2. 明确会议的总体需求

最佳方式是您自己或者与其他助手一起制定一份初步的日程表。日程表对需要进行的各项活动及其时间安排进行大体的规划。关于确定活动需求的更多信息

3. 选择举办活动的酒店

这是策划会议时需要考虑的最重要的要素。了解了会议的总体需求和预算，您就可以寻找一家满足这些条件的酒店。关于酒店的更多信息

4. 确定活动预算

清楚地了解会议预算是非常重要的。向会议发起人询问具体可用的预算数额。这样在初步询价时，您会迅速了解有关计划安排在该预算内是否可行。


5. 组织会议笔记和材料

您已经建立了会议的框架并了解了总体需求；已经准备开始联系酒店，计划具体事宜。您会发现，组织制定一份包括各个策划步骤对应环节在内的计划表非常有用，可以帮助您把所有的会议信息汇总一处。建议使用的部分环节名称包括：

• 进程表
• 预算
• 酒店联系方式
• 联系人
• 客房列表
• 地面交通
• 会议室布置
• 视听设备

• 食品和饮料
• 休闲活动
• 演讲者
• 娱乐
• 伴侣活动
• 贵宾安排
• 指导文件