Ob die Planung von Veranstaltungen zu Ihren täglichen Aufgaben gehört oder ob Sie nur gelegentlich ein Meeting organisieren: Wir geben Ihnen so viel – oder auch so wenig – Unterstützung, wie Sie brauchen, um Ihre Veranstaltung zum Erfolg zu machen

• Überlegen Sie vorab, was die Zielsetzungen sind
• Das Hotelteam geht Ihre Vorgaben mit Ihnen durch und schlägt Wege vor, wie sich Ihre Ziele erfüllen lassen

• Wichtig ist, dass Sie das Budget für Ihre Veranstaltung vorab genau kennen
• Bitten Sie die Person, für die Sie das Meeting organisieren, Ihnen einen finanziellen Rahmen vorzugeben
• Bei der ersten Anfrage sehen Sie dann rasch, ob die gewünschten Arrangements im Rahmen Ihres Budgets realisierbar sind

• Berücksichtigen Sie bei der Planung eventuelle Termine, die Auswirkungen auf Ihr Treffen haben könnten, z.B. Schulferien, Feiertage usw.
• Welcher Ort passt am besten für Ihre Gäste ?
• Für eine kurze Veranstaltung eignet sich beispielsweise ein nahe gelegener Standort, während für eine zweitägige Konferenz auch ein weiter entferntes Hotel in Frage käme.
• Berücksichtigen Sie auch die An- und Abreise – die Reisekosten können ebenfalls Einfluss auf Ihr Gesamtbudget haben.

• Was ist der Zweck der Veranstaltung?
• Wenn beispielsweise Diskussionen in der Gruppe gefördert werden sollen, sollte die Sitzanordnung entsprechend gewählt werden.
• Welche technischen Ausstattung ist erforderlich? Für Präsentationen werden beispielsweise Leinwand und Projektor sowie eventuell ein Internetzugang benötigt.

• Sind spezielle Diätanforderungen zu berücksichtigen?
• Soll das Essen in einem separaten Bereich serviert werden oder arbeitet das Team während des Essens lieber weiter?
• Welche Speisen eignen sich für die Veranstaltung: ein kleiner Imbiss, gesundheitsbewusste Gerichte, ein 5-Gänge-Menü?

• Falls die Veranstaltung früh am Tag beginnt: Sollen die Gäste in der Nacht davor bereits im Hotel untergebracht werden?
• Ziehen die Gäste es vor, nach der Veranstaltung noch eine Nacht zu bleiben, um Notizen aufzuarbeiten, E-Mails zu lesen oder eventuell weiterzuarbeiten?

• Es ist nützlich, einen Veranstaltungsplan aufzustellen – mit der oben beschriebenen Checkliste und den verbundenen Kosten, Fristen und anderen relevanten Informationen.
• Diesen Plan können Sie benutzen, um die Auftraggeber der Veranstaltung über den Fortschritt bei der Planung auf dem Laufenden zu halten.

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